理学療法士Kのブログ

博士課程所属の大学院生兼理学療法士が日々の学びや趣味について語るブログです。理学療法の研究やツール、理学療法関連の書籍についての紹介等を行っています。

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研修会・セミナー資料はどのように整理・保管しますか?~ペーパーレスのススメ~

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理学療法士向けの研修会・セミナーはほぼ毎週末行われており、熱心に参加される方も多いと思います。熱心に参加すればするほど溜まっていくのが紙の資料ではないでしょうか。

本日はこういった資料をどのように整理・保管していけばよいかについて私がおすすめする方法をお話ししていきたいと思います。

 

ペーパーレス化

僕がおすすめするのはタイトルにもある通り、ペーパーレスをオススメします。紙の資料は1回の研修会でもA4で10~20枚前後配布されますので、ファイリングして保管するとすぐにいっぱいになってしまい、自宅の本棚等を圧迫してしまいます。

それをデータにしてしまえばパソコン内または外付けハードディスク(またはSSD)に保管できるので場所がいらず、また、常にどこにでも持ち運びができるので一石二鳥です。

具体的方法としては

紙の資料をスキャナーで取り込む

PDFファイルへ変換(できればOCRを適用して文字で検索をかけられるようにしたい)

パソコンまたはタブレットで読む

 

という流れになります。

もう実践されている方も多いと思いますが、個人的にはこの方法がベストだと考えています。この方法のメリット、デメリットは以下のようになります。

 

メリット

  • 保管場所が必要なくなり、持ち運びが楽になる。
  • 紙と違って劣化しない。
  • 文字検索をかけられる。

やはり一番のメリットは何度も話している通り、持ち運びのしやすさです。また、意外と重要なのは紙は経年劣化があったり、飲み物をこぼしてしまったりといった劣化の問題がありますが、データではそういったことはありません。さらに文字検索をかけることで読みたい部分をすぐに探し出すことができます。

 

デメリット

  • 初期投資が必要(パソコン、スキャナー等)

  • 何かの不具合でデータが消えてしまうリスクがある。
  • 新しく書き込むのに手間がかかる。

デメリットとしては、まずはパソコン、スキャナーが必須(さらに快適に読むためにはタブレットがあった方がいい)になるため初期投資がどうしてもかかってしまいます。最近はパソコン、スキャナーともに低価格化が進んではいますがやはり合わせて10万前後は必要と思われます。まあパソコンはすでに持っている方も多いと思いますが…

またデータのデメリットは消えてしまうリスクがあるということです。その為、バックアップはしっかりと取っておくことが重要です。備えあれば憂いなしです。

また資料に何か書き込みたいときに紙であればすぐに書き込むことができますが、データの場合はソフトが必要になってしまい少し手間がかかります。

 

まとめ

このようにメリット、デメリットありますが、個人的にはデメリットを考慮してもメリットの方が大きいので、僕はぺーパーレスを採用しています。もちろん中には紙でなければ嫌だという方もいますので、無理にとは言いませんがぜひ導入していただければと思います。

最後に僕が使用している機材ですが…

ノートPC:富士通LIFEBOOK (7,8年前のモデルなので正式な型番は不明)

タブレット:iPad Pro 9.7インチ

スキャナー:エプソン

です。結構お金がかかりましたが快適に使用しています。今後の記事でスキャナーやタブレット、文献管理ソフト、アプリについても紹介していきたいと思います。

 

 

 

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